Algunos tips sobre las reuniones híbridas

Cuando se empezaron a implementar herramientas para poder realizar actividad laboral desde casa, uno de los miedos que tenían las empresas era que la productividad disminuyera por salirse de la oficina. Sin embargo, la falta de desplazamientos, las distracciones y la posibilidad de tener más libertades ayudaron a que muchos trabajadores tuvieran su mejor etapa a nivel laboral.

En la actualidad, las empresas abogan a las posibilidades de realizar un modelo de trabajo híbrido, que pueda mezclar, tanto el trabajo remoto como el trabajo presencial, ya que ambos recursos son importantes: aunque la virtualidad tiene grandes ventajas, no son pocos los trabajadores que consideran más importante la participación en la oficina, hasta incluso como una alternativa para modificar su trabajo y su espacio laboral.

En una empresa que tenga nociones muy flexibles, seguramente las reuniones híbridas estarán a la orden del día. Una de las alternativas que puede ofrecer una compañía para asegurar esta hibridación de posibilidades es la creación de opciones de coworking.

El coworking
El coworking, cotrabajo o trabajo cooperativo, es una forma laboral que permite a empleados de diferentes rubros compartir un mismo lugar de trabajo, sea este virtual o físico. De esta manera cada individuo puede desarrollar proyectos de manera independiente, al mismo tiempo que ejecutan proyectos en conjunto con otros.

En este estilo de trabajo, las empresas se movilizan desde un punto de vista privado para trabajar a uno compartido y no necesariamente exclusivo.

De esta manera se pueden compartir oficinas y equipos, fomentar relaciones laborales estables entre profesionales de distintas índoles, que también pueden llevar a nuevos contactos entre clientes y empleados proveedores.

El coworking apunta generalmente a trabajadores que desarrollan su actividad en internet, como diseñadores, programadores, arquitectos, periodistas, fotógrafos, escritores y profesionales de todo tipo. Además, se potenció mucho su uso por las dificultades del aislamiento. El cotrabajo sigue desarrollándose y perfeccionándose en la actualidad.

Ventajas de las reuniones híbridas

• Más productividad: los empleados aumentaron su nivel de trabajo siempre que estuvieron relacionado a actividades híbridas. Muchos trabajadores además se ahorran traslados y tienen la ventaja de alimentarse mejor que en la oficina.
• Flexibilidad: te permite encontrar qué alternativa es más cómoda, entre la oficina y tu casa, para adaptar la mejor manera de trabajar a sus circunstancias.
• Ahorro de costos.
• Mejora la experiencia del empleado: los individuos pueden elegir lo que más les guste para mejorar su motivación.

Consejos para reuniones híbridas
En un primer momento, muchos trabajadores utilizaban celulares en altavoz para participar de videoconferencias, pero esto tiene que ser obligadamente modificado, ya que debemos tener elementos adaptados para tal función, sobre todo pensando en que la hibridación laboral no será un proceso que vaya a terminarse.

Mejoras tecnológicas
Para que las reuniones híbridas tengan éxito, deben condicionarse a los trabajadores con mejoras tecnológicas, cambiar tecnologías por otras que estén a la altura de lo que necesitamos. Los intercambios entre quienes participan de las videoconferencias tienen que tener en cuenta elementos como

● Colocar la cámara estratégicamente: simular, por medio de la disposición de la cámara, el mayor parecido a una reunión física real.
● Pantallas en pared: para aportar a la idea de participación de todo el equipo.
● Buena conexión online: elemento clave, ya que cualquier interrupción perjudicará a la actividad.

Colaboración
Para incentivar a la participación colectiva en las reuniones virtuales, desde la empresa debe fomentarse a la colaboración entre todos los empleados que serán participantes del grupo de trabajo.

Para ver reflejado esto, hay que esperar a que se realice la videoconferencia en sí. Fomentar la colaboración entre los miembros es algo que debe hacerse previamente, para que, a la hora de la interacción grupal, todos o casi todos los asistentes participen y brinden sus opiniones personales. Una manera en la que se puede asegurar esa participación es por medio de una “lluvia de ideas”.

También, si la reunión está coordinada por alguien, una forma de lograr que todos esbocen sus posturas, es armar pequeños grupos que quiten el obstáculo de la cantidad de gente, que quita tiempo para todos al mismo tiempo que perjudica a aquellos más tímidos.

Presencia continua de un moderador
Acabamos de mencionar la necesidad de un coordinador que ayude a la participación de todos los integrantes, fomente diversas acciones para que esto suceda y evitar que las reuniones no decanten en temas que no son los que tenía como objetivo la reunión en un primer momento.

Además, este rol de moderador puede servir para darle entidad a las personas que puedan escribir en el chat de la videoconferencia, esto es para que todos los participantes sean escuchados y cada uno tenga una respuesta a lo que han propuesto.

Programar las temáticas de la reunión
Como dijimos anteriormente, el moderador de las videollamadas debe controlar que las interacciones no se vayan de los puntos para los cuales fue convocada. Y llevar una agenda es una buena manera de coordinar esto.

Hacer una lista de apuntes con las temáticas, ayudará a que los asistentes conozcan con anticipación de qué se hablará. De esta manera, podrán hacer aportes realmente valiosos para la reunión. En una reunión híbrida, una agenda servirá como un facilitador para coordinar la charla, hacer partícipes a todo el equipo y optimizar los tiempos.

Intercambio con el moderador
El o los moderadores pueden ofrecer, para todos los participantes, preguntas relacionadas a qué les parece que no sirvió de la videoconferencia, qué les gustaría que cambie y qué les parece que está bien. Esta solicitud de un “feedback” con los participantes es clave para los líderes de Recursos Humanos.

Flexibilización
Un elemento importante de estas interacciones es que se alineen a las opiniones de la mayoría, permitir el lugar para el debate, plantear las decisiones futuras y enviar resúmenes de los puntos clave tratados en la reunión, luego de que esta terminó.

Todos estos consejos te ayudarán a comprender la importancia que tienen las reuniones híbridas en el futuro laboral y te permitirán organizarlas de mejor manera.