Software educativo: de lujo a necesidad.

Resumen
El software está influyendo enormemente en la forma en que ejecutan sus procesos internos las organizaciones. Su uso se traduce en grandes mejoras y beneficios que automatizan procesos operativos que reducen costos y aumenta la eficiencia de gestiones, necesidad que se ha ido aumentando en el rubro educativo y que se logró solventar con este software basado en la nube.

Palabras Clave: software, escuela, procesos, optimización, tecnología, automatización, técnico, gestión, información, educación, docentes.

Introducción
A nivel mundial, es evidente que los sistemas automatizados han tomado cierto nivel de importancia para los seres humanos, al ser fundamental para optimizar procesos dentro de la vida cotidiana en empresas, instituciones, organismos, entre otros. Se ha hecho vital para muchos factores de cotidianidad especialmente en países que se han preocupado por incentivar una cultura digital y tecnológica, como es el caso de Estados Unidos o Chile en comparación con determinados países de Latinoamérica. Este tipo de sistemas se han caracterizado por ser una herramienta innovadora con el fin de proporcionar orden, eficiencia, reducción de costos y ahorro de tiempo, logrando convertirse en una necesidad para muchas estructuras organizacionales de muchos rubros. El software se considera común en este tipo de situaciones pero esta lamentablemente no era la realidad de Venezuela, donde luego de culminar a fondo la investigación que derivo a la creación de este artículo se observó que es evidente que se hace uso de los sistemas dentro de muchas empresas e instituciones mayormente de carácter privado; en instituciones públicas el uso de los mismos ha estado presente pero con el grave error de que se encuentra de manera escasa y sin calidad, el crecimiento de la industria tecnológica y la importancia de implementar procesos rápidos para cualquier tipo de trámite se puede decir que en Venezuela este tipo de herramientas son prácticamente ignoradas por muchos factores al momento de una planificación en determinados organismos.

Tomando el rubro educativo, se notó que en la mayoría de los países en crecimiento el software educativo para gestión interna de estudiantes e inscripciones no es lo suficientemente común al representar un costo alto de mantenimiento. En Venezuela, mayormente dentro de la educación pública, la implementación de este tipo de sistemas era muy escaso, en conjunto con que cada vez más fue creciendo el éxodo de profesionales que laboran dentro de este tipo de instituciones y hacían que en muchas instituciones ocurriera un colapso temporal de la gestión al momento de atender gran cantidad de estudiantes o representantes que necesitaban inscribirse o servicios de la institución en general. Luego de este análisis, quedaron las interrogantes de ¿Por qué un sistema vital para el buen funcionamiento y eficacia de una institución no es considerado importante? ¿Cuáles son los factores que influyen en este problema? ¿Es viable generar una solución a este problema por medio de software de bajo costo? lo que permitió dar desarrollo de una investigación que dio inicio una solución completa y al inicio de un proyecto que creo un nuevo software para el rubro educativo creado con las ultimas herramientas tecnológicas de programación y que permitió automatizar y optimizar procesos internos dentro de las instituciones estudiadas, en conjunto con solventar la problemática que enfrentaban los mismos para gestionar inscripciones.

Conceptualización de Software Educativo
Según uno de los sitios webs más utilizados por el rubro tecnológico, (Software Para, 2020), “un software educativo es un programa informático avanzado que funciona para gestionar las diferentes áreas de un centro educativo. Con él es posible controlar la gerencia, facturación, relación con los clientes, recursos humanos, entre otros. En esta definición se incluyen las plataformas que sirven de apoyo al proceso educativo que involucra a maestros y alumnos. Lo más destacable es que con un software educativo, se pueden coordinar todos los departamentos de una institución para agilizar y optimizar cada uno de sus procesos internos. Estamos ante herramientas que ponen en orden cada uno de los detalles que involucran a un centro de educación”.

Sin embargo, el enfoque que se dio dentro de esta investigación fue desarrollar una solución tecnológica para gestionar áreas de gerencia y administración académica de instituciones educativas de niveles básicos y secundarias. Tomando en cuenta las ventajas sostenidas por (Equipo CAE, 2020) y en vista de mi experiencia como Ingeniero en Computación trabajando en proyectos de gestión de data, se puede sostener que entre los beneficios de implementar un software educativo destacan:

El software educativo de gestión permite almacenar y transformar datos facilitando que el manejo de cifras que permiten medir el desempeño o tomar estadísticas precisas dentro de la estructura de la organización sean tomadas como variables y se puedan disponer en tiempo real.

El software educativo otorga acceso a todos los recursos e información desde un solo lugar, permitiendo a la administración o a los usuarios del sistema contar con un orden estricto de la información de cada estudiante y de los docentes o personal involucrado.

El software educativo permite a los planteles tener acceso y ejecutar acciones desde cualquier parte del mundo. Al utilizar la última tecnología de dashboards alojados en la nube, es fácil y seguro realizar acciones y gestionar inscripciones desde dentro y fuera de la institución sin ningún problema.

Ámbito, Conceptualización de Necesidades de la Muestra Tomada y Origen de la Investigación
Los ámbitos en los cuales se considere necesario emplear el uso del software educativo desarrollado se basan, dentro de un primer periodo en de los procesos internos de inscripción anuales de la institución y en cualquier momento en el que se necesite información exacta y en tiempo real de cualquier estudiante vinculado a un identificador ya sea cedula de identidad nacional o uno proporcionado dentro del instituto, en un periodo posterior la ampliación del software involucro inscripciones académicas hechas por los representantes desde cualquier plataforma computacional y otras funcionalidades estadísticas de uso interno para la administración del plantel.
Las necesidades y el origen por las que se da origen a este planteamiento es por la inquietante situación de algunos institutos, especialmente de Venezuela y Bolivia, donde a raíz del poco personal de las instituciones y del perfil tecnológico obsoleto de las instalaciones, se han visto situaciones delicadas con grandes aglomeraciones de personas que buscan procesar inscripciones de sus estudiantes en un instituto donde muchos procesos se realizan manualmente y no de forma automatizada, situaciones donde se necesitan tener informes y datos estadísticos en tiempo real y no son posibles porque involucra cierta cantidad de horas de trabajo realizando revisiones y cálculos manualmente. Mis metas mentales se basaban en ¿En qué forma podemos utilizar herramientas tecnológicas y desarrollo de software para solucionar este problema?, lo cual fue reflejado por mi, (Alarcon, 2019), en el momento de iniciar este desarrollo.

La muestra tomada para la primera aplicación de este proyecto fue una escuela primeria y secundaria publica ubicada en Valera, Trujillo, Venezuela, llamada “Unidad Educativa Estatal “Nuestra Señora de la Candelaria”, la misma gestionada por autoridades adscritas al Ministerio del Poder Popular para la Educación del Gobierno de Venezuela.

Herramientas utilizadas y aplicación de la contribución al software educativo
Luego de analizar y llegar al fondo de la investigación, sabiendo que muchas instituciones no cuentan con los fondos o el apoyo para implementar un SaaS para sus gestiones, mi planteamiento se basó en una solución innovadora que involucra una aplicación basada en la nube donde los usuarios pueden tener acceso por medio de notebooks, tablets y teléfonos desde cualquier parte del mundo. Para lograr satisfacer todas las necesidades y las expectativas, la mezcla perfecta fue la unión de los frameworks  Vue.js, para renderizado de componentes; Express.js para manejo de peticiones HTTP y conexiones a la base de datos, Heroku para alojar el servidor en la nube, Sweetalert para manejar los mensajes de error arrojados por conectividad o inviabilidad de peticiones, Node.js para programar el servidor con MySQL, jQuery para las peticiones AJAX sin renderizado, Bootstrap para los efectos visuales del mismo y otras herramientas determinadas que al unirlas en extensas jornadas de programación utilizando metodología SCRUM. La mezcla de todas estas herramientas se traduce en un novedoso y inédito sistema automatizado al cual se puede acceder por medio de los enlaces ubicados en el informe completo de este proyecto, ubicado en geraldalarcon.com.ve/SistemaAcademico.pdf el cual contiene todas las imágenes, funcionalidades, estructuras, modelos entidad-relacion, diagramas de flujo e información detallada del sistema en sí. Cabe destacar que la versión completa se encuentra siendo utilizada por las instituciones educativas donde fue implementado el proyecto, sin embargo, he dejado una versión beta para uso con fines de investigación en el enlace mencionado.

Conclusiones Generales. Aportes de la Investigación.
Actualmente el desarrollo de un proyecto de software enfrenta muchas problemáticas y circunstancias catalogadas como significativos y que no precisamente tienen relación directa con la parte técnica de la solución propuesta, sino más bien con las necesidades y factores referentes a distintas personas, áreas o departamentos involucrados en el diseño, programación, gestión y uso de un sistema automatizado en general.

Sin embargo, más allá de cualquier problemática o dificultad que se pudiese presentar, se puede decir que este aporte es una grandiosa contribución para el rubro educacional, se descubrió e implementó una alternativa para que los planteles públicos o aquellos que necesitan una solución eficaz, de calidad y de bajo costo puedan automatizar sus procesos internos generando bienestar en la población que se beneficia de dicha organización en conjunto con otros beneficios valorados que aporta cualquier proyecto de software como lo es la reducción de costos operacionales, destacando que gracias a ello las molestas filas o aglomeraciones de personas en instituciones educativas ya no deberían representar un problema crítico y sin solución sabiendo que este tipo de herramientas tecnológicos paso de ser un lujo, a ser una necesidad. En 2019 en vista del éxito del mismo fue reconocido por el Ministerio de Educación en Venezuela y fue reenviado a archivo para evaluar la factibilidad de implementarlo en otras instituciones a nivel nacional. También es importante destacar que en esta contribución el diseño de la interfaz y los módulos del software empleados dentro del sistema ha podido ser apreciada por cierta cantidad de instituciones que, gracias a los recursos de Bootstrap y de otros frameworks reflejados en la intranet, catalogaron la misma como “una interfaz inédita, pura y suavizante”.

Bibliografía
Hamidian Fernandez, B. F., Ospino Souza, G. R. (2015). ¿Por que los

sistemas de informacion son esenciales? Recuperado el 24 de Marzo de

2019, de ¿Por qué los sistemas de información son esenciales?:

http://servicio.bc.uc.edu.ve/derecho/revista/idc38/art07.pdf

Senn, J. (1999). Analisis y Diseño de Sistemas de Informacion. McGraw Hill.

Equipo CAE. (2017). 4 ventajas de un sistema de Gestión Escolar. Recuperado el 16 de Junio de 2020, de CAE Innovative Learning Solutions: https://www.cae.net/es/ventajas-sistema-de-gestion-escolar/

SoftwarePara. (2019). Software educativo, que es, tipos y los mas usados. Recuperado el 16 de Junio de 2020 de Softwarepara.net: https://softwarepara.net/software-educativo/