Acercamiento a los sistemas de información.

Todo sistema es un conjunto que está interrelacionado y que en su vínculo obra para lograr algo en común. Un sistema de información es una compilación organizada que almacena, transforma y expande información favoreciendo los procesos.

Palabras claves: sistemas de información, conocimiento, gestión, organizaciones.

Introducción
Los sistemas de información tienen influencia directa en toda organización, en la estructura y en el rendimiento, y por ende en su triunfo, o no. Sus objetivos son almacenar, transformar y expandir información favoreciendo los procesos.

Datos, información y conocimiento
De manera usual un dato determinado lo relacionan las personas con la información y el conocimiento. Por ejemplo, un artículo x difunde información para el conocimiento, en formato papel u on line, y lo reconocen como datos precisos. Y en otras ocasiones se identifica la información como la concreción del conocimiento, plasmado en datos. Por ende popularmente suelen entremezclarse.

A lo común entonces, algunas distinciones. Los datos son las partes de la realidad que llevan en sí cierta información. Son físicos, concretos, prácticos, y fungen como soporte de lo que se quiere trasmitir. Pero pudieran o no informar dependiendo de los conocimientos de las personas. Entonces los datos son, o pretenden ser, sostenedores de la información. La información, por su parte, según la RAE (2020) es: “enterar o dar noticia de algo”. No es material sino más bien ideal, conceptual. No depende de quien recibe el mensaje, sino del nivel que posee sobre lo cual se dice y “de la clave de codificación que pone en relación el dato y aquello sobre lo que éste informa” (Pérez, 2003, p.4). Y el conocimiento, es el entendimiento o inteligencia que posee una persona, son los estados mentales que se procuran en el proceso de absorber la información.

Las evidentes diferencias por lo tanto estriban en la materia: los datos son físicos, la información es conceptual y los conocimientos son mentales ya que permiten incorporar cada vez nueva información para la adquisición de saberes.

Sistemas de información
Sobre el tema Saroka (2002), Profesor Emérito de la Universidad de Buenos Aires, expresa:
Un sistema de información es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnológicos, normativos y metodológicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organización, la información que requieren para desarrollar sus respectivas funciones (p.33).

Todo sistema es un conjunto que está interrelacionado y que en su vínculo obra para lograr algo en común, un objetivo determinado. Casi todo funciona como sistema, además que existen sistemas dentro de otros sistemas. Entendiéndose esto, un sistema de información entonces es una compilación organizada que almacena, transforma y expande información. Pueden ser personas, redes, software, hardware, etc. Siendo más específico, existen por ejemplo los sistemas de procesamiento de transacciones, que colaboran en las operaciones; o los sistemas de información de gestión, que reúnen y procesan información de diferentes fuentes; o los sistemas de colaboración, para controlar el flujo de información.

Un sistema de información exitoso
Todo sistema de información para sobresalir actualmente debe contar con ciertas peculiaridades generales: estar basado en la tecnología informática, responder al interés de una organización en todos sus niveles, estar conformado por varios subsistemas con un alto grado de conexión entre ellos, garantizar la relación con el ser humano según se requiera, que se acomode a las necesidades del hombre o instituciones, y que se actualice o renueve.

Otro punto muy fundamental es la propia información que aparece en los sistemas: ser siempre destacada, clara, con todos los datos posibles de la modalidad, con dominios suficientes para sostener las aplicaciones, flexible para su fácil transformación y homogénea para acomodarla según la organización, o los individuos, vean oportunidades.

Sistema de gestión de la información
En la actualidad los sistemas de gestión de la información se basan en gran medida en la tecnología para recopilar y presentar datos. Por esto, su importancia principal radica en hacer eficiente y provechosa la toma de decisiones a todo nivel.

O´Brien y Marakas (2009), docentes de la Northern Arizona University  y la University of Kansas, indican:

Los sistemas informáticos de la actualidad vienen en una variedad de tamaños, formas y capacidades de cómputo. Los desarrollos rápidos de hardware y software y las necesidades cambiantes de los usuarios finales continúan impulsando la aparición de nuevos modelos de computadoras, desde las combinaciones más pequeñas de teléfono celular/asistente personal digital hasta las grandes computadoras centrales con múltiples procesadores para la empresa (p.68).

El conocimiento, la gestión del conocimiento y el sistema de gestión del conocimiento
El conocimiento es un recurso fundamental de toda organización. Dentro de la competitividad existente es un aspecto muy relevante a tener en cuenta, y hoy en día es producto sobre todo del efectivo uso de la tecnología de la información y la comunicación.

Se define como información producida y almacenada por una entidad, o persona, y que puede ser utilizada por la inteligencia en relación a ciertos objetivos. Se puede dividir en: natural que pertenece a los organismos vivos con sistema nervioso, y artificial cuando poseen mecanismos que simulan o reproducen en parte al sistema natural. En la medida que las organizaciones propicien simbiosis entre sus empleados e información, se producirá el útil conocimiento.

La gestión del conocimiento involucra entonces por un lado la organización, la planificación, la dirección y el control del proceso; y por el otro cuando una entidad, o ser individual, del exterior o del interior, o de ambas al unísono, perciben la información, la reconocen, la organizan, la almacenan, la analizan, la evalúan y emiten una respuesta que se basa en dicha información concluyendo en cierto resultado. Es decir, la gestión del conocimiento implica el rendimiento continuo del mismo para desarrollar nuevos  procesos y productos.

El sistema de gestión del conocimiento por su parte es el enlace de personas, información y tecnología de comunicaciones que tienden a llevar a otro nivel el rendimiento del aprendizaje.

La gestión del conocimiento en las organizaciones modernas
Toda entidad al planificar, dirigir y controlar el proceso de obtención de información, está realizando gestión del conocimiento. Las personas al fungir como soporte organizacional y manejar información se les desarrollan mejores habilidades para la realización de la tareas y la cosecha de resultados. Para las organizaciones modernas este proceso de fusión es garantía para la obtención de importantes estándares, tanto de conocimiento como de productividad. Todo equipo con alcance al alto rendimiento se produce en organizaciones inclinadas al conocimiento, a la información y a la comunicación. Actualmente deben existir dos puntos clave para la gestión del conocimiento: que se reconozca la información como fundamental recurso de crecimiento del personal; y lo vital de una óptima infraestructura de comunicación como medio que garantice la obtención de esta, el cambio y la innovación.

El mundo que hoy conocemos y vivimos está en constante transformación, como nunca antes el ser humano lo había experimentado, es indiscutible. La agilidad que demandan las condiciones sociales, económicas y culturales hacen que permanentemente las personas, y las entidades que las reúnen, independientemente del rubro, deban ante este entorno ser altamente creativas, innovadoras, y adaptarse y proponer novedades para lograr continuar a flote ante una competencia que vigila y aplica constantemente. Los cambios y la innovación son sinónimos de mantención, crecimiento, y solo lo posibilitan un personal con amplios conocimientos.

Conclusiones
Saber  almacenar, transformar y expandir información juega un papel fundamental en el desarrollo de las organizaciones. Que instituciones estén trabajando constantes a través de los recursos actuales es dar valor a lo por hacer. Cualquier organismo que esté al día en los sistemas, y su gestión, tendrá mejores prácticas.

Referencias

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